Automatisering voor administratiekantoren: wat kan wel en wat niet?

Waarom automatiseren administratiekantoren hun invoerwerk?

Omdat een groot deel van de tijd opgaat aan het overnemen van gegevens die al op papier of in een overzicht staan, terwijl klanten steeds vaker advies verwachten.

Op veel administratiekantoren bestaat een flink deel van het werk uit invoer. Klanten leveren stukken aan, soms digitaal, maar ook nog vaak op papier, zoals kasbladen. Elke regel moet worden overgenomen en geboekt. Dat werk is nauwkeurig en belangrijk, maar ook herhalend.

Rond het jaarwerk wordt dat extra voelbaar. Alles komt tegelijk, medewerkers maken lange dagen en het advieswerk schuift op. Door het invoer- en voorbereidingswerk te automatiseren, ontstaat er ruimte voor de gesprekken met klanten die echt waarde toevoegen.

Daarnaast speelt de krapte op de arbeidsmarkt mee. Goede medewerkers zijn lastig te vinden, en het werk wordt niet minder. Door terugkerend invoerwerk uit handen te geven, kan je huidige team meer klanten bedienen zonder dat de werkdruk verder oploopt. Het maakt het werk bovendien aantrekkelijker, omdat er meer tijd overblijft voor de inhoudelijke kant van het vak.

Automatisering is daarbij geen alles-of-niets keuze. Je kunt klein beginnen, met één soort stuk of één groep klanten, en daarna uitbreiden als het goed werkt. Zo houd je grip op de kwaliteit en zie je stap voor stap wat het oplevert.

Hoe worden kasbladen omgezet in digitale boekingen?

De automatisering leest de gegevens van het kasblad uit en zet ze klaar als boekingen, die je medewerker daarna controleert en goedkeurt.

Een kasblad wordt gescand of gefotografeerd. Software die tekst en cijfers kan herkennen, leest de regels uit: datum, omschrijving en bedrag. Die gegevens worden omgezet in een voorstel voor boekingen, in de vorm die past bij je boekhoudpakket.

Je medewerker ziet het resultaat naast het origineel, controleert het en geeft akkoord. Pas dan wordt er definitief geboekt. Zo verschuift het werk van overtypen naar controleren, wat sneller gaat en minder vermoeiend is.

Ook grotere en omvangrijkere boekingen kunnen op deze manier worden voorbereid. Hoe meer regels een stuk bevat, hoe meer tijd het scheelt.

Welk deel van het jaarwerk kun je automatiseren?

Het voorbereidende werk, zoals het vooraf invullen van specificaties voor het eindrapport op basis van de cijfers uit de jaarrekening.

Voor het eindrapport worden specificaties per klant opgebouwd. Veel van de gegevens daarvoor staan al in de jaarrekening. Toch worden die specificaties vaak handmatig opnieuw ingevuld. Dat is precies het soort werk dat zich leent voor automatisering.

Met automatisering begint je medewerker niet met een leeg document, maar met een voorstel waarin de cijfers al zijn ingevuld. Hij controleert, vult aan waar nodig en rondt af. Het vakinhoudelijke oordeel blijft bij hem.

Wat automatiseer je juist niet?

De controle, het akkoord en het vakinhoudelijke oordeel blijven bij je medewerkers. Automatisering zet werk klaar, maar beslist niet.

Het is belangrijk om eerlijk te zijn over wat automatisering wel en niet doet. Het neemt niet al het handmatige werk over, maar een groot deel ervan. Er blijven altijd stukken die afwijken, onduidelijk zijn of een inhoudelijke keuze vragen. Die horen bij een mens.

Daarom is de inrichting zo gemaakt dat niets definitief wordt geboekt zonder akkoord. Je medewerkers houden de regie, en jullie bepalen zelf wat er definitief in de administratie komt.

• Wel: gegevens uitlezen, boekingen klaarzetten, specificaties vooraf invullen, terugkerende gegevens hergebruiken.
• Niet: definitief boeken zonder akkoord, inhoudelijke keuzes maken, het advies aan de klant.

Hoe ga je zorgvuldig om met klantgegevens?

Door vooraf vast te leggen welke gegevens worden verwerkt, waarvoor en hoe, zodat het past bij de afspraken die je kantoor met klanten heeft.

Een administratiekantoor werkt met vertrouwelijke gegevens. Elke automatisering moet daar zorgvuldig mee omgaan. Bespreek vooraf welke gegevens worden verwerkt, waar ze worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft. Leg dat vast, zodat er geen onduidelijkheid over bestaat.

Dat hoort bij een goed voorstel. Wij nemen dit mee in het voorstel voor je kantoor, zodat je vooraf weet hoe het geregeld is.

Hoe ziet een werkdag eruit met geautomatiseerd invoerwerk?

Je medewerkers beginnen met klaargezette boekingen en specificaties, en besteden hun tijd vooral aan controleren, afronden en klantcontact.

Stel dat een klant een stapel kasbladen aanlevert. In plaats van dat een medewerker elke regel overtypt, worden de bladen gescand en uitgelezen. Als de medewerker begint, staat er al een voorstel voor de boekingen klaar, naast het origineel. Hij loopt het na, past aan waar nodig en geeft akkoord.

Bij het jaarwerk werkt het op dezelfde manier. De specificaties voor het eindrapport zijn al ingevuld met de cijfers uit de jaarrekening. De medewerker controleert, vult aan en rondt af. De tijd die vrijkomt, gaat naar het gesprek met de klant over de cijfers en de plannen voor het komende jaar.

Dat geeft rust in drukke periodes. Het werk verdwijnt niet, maar het verschuift van overtypen naar beoordelen. Dat is werk waar je medewerkers juist voor zijn opgeleid.

Wat heb je nodig om te beginnen?

Een overzicht van het soort stukken dat je ontvangt, het boekhoudpakket dat je gebruikt en een paar voorbeeldstukken om mee te testen.

Om een goed voorstel te kunnen maken, bespreken we in de kennismaking:

• Welke stukken klanten aanleveren, zoals kasbladen, bonnen of overzichten.
• Hoe die stukken nu binnenkomen: op papier, per mail of via een portaal.
• Welk boekhoudpakket je kantoor gebruikt.
• Welke specificaties je bij het jaarwerk steeds opnieuw opbouwt.
• Wie de controle en het akkoord doet, zodat de werkwijze daarop aansluit.

Waar begin je als administratiekantoor?

Begin bij het soort stukken dat het vaakst terugkomt en de meeste invoertijd kost, bijvoorbeeld kasbladen, en breid daarna uit naar het jaarwerk.

Kijk welk invoerwerk het vaakst terugkomt en welke klanten de meeste tijd kosten. Vaak zijn dat klanten die nog veel op papier aanleveren. Daar is de winst het snelst zichtbaar.

Daarna kun je uitbreiden naar het voorbereiden van het jaarwerk. In een kennismaking bekijken we welke stukken en welk boekhoudpakket je gebruikt, en krijg je daarna een voorstel met een vaste prijs.